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慣れないビジネスでの英文メール、書き出しや自己紹介はどうする?

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海外から突然メールが来て返信しないといけない!
上司からこのメール返信しておいてといきなり無茶ぶりされた!
など、急に英文メールを書かなければいけない機会って最近増えてきているんじゃないでしょうか。
 
そんなとき、普段から英文メールを書いていないとテンパってしまいますね。
そんなあなたに、英文メールをどう書けばいいのか、ポイントを少しでもアドバイスできればと思います。
 

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伝わることを最優先に

大前提として、英文メールを書くことに慣れていない場合、自分の伝えたいことを相手に正しく伝えることを最優先にして書くようにしましょう。
かっこいい言い回しや難しい文法を使う必要はまったくありません。
1センテンスを短めに、シンプルに書きましょう。
関係代名詞やら関係副詞やら、必要ありません。
また、どうしてもという場合を除き、聞いたことないような英単語はなるべく使わないようにしましょう。自分で理解できていない単語は、間違って理解されるリスクが高くなります。
 
 

他の人のメールを真似する

これまでに英文メールを受信したことがある人は、それらのメールを見返してみましょう。
使える表現が色々と見つかるはずです。
英文メールのスキルは、他の人の真似をすることでどんどんブラッシュアップされます。
ビジネスでよく使われる単語、言い回しなど、英文メールをたくさん読めば読むほど、段々とわかってきます。
 

英文メールで使える表現

自己紹介

『I am xxxx』『My name is xxxx』などで名前を名乗った後、自分の担当業務を伝えます。
例えば、『I'm responsible for xxxx』、『I'm in charge of xxxx』など。
 

その後の書き出し

相手のメールへの返信であれば、『Thank you for your e-mail』とか『Thank you for your inquiry』とかでいいでしょう。
自分から発信という場合には、まずメールの目的を伝えましょう。『I'm writing this e-mail to ~』とか、『The reason I am writing this e-mail to you is because ~』など。
 
日本語でいう『お世話になっております』は同じような表現がありませんので、上記2パターンのどちらかでいいかと思います。
 

添付ファイルを参照

添付ファイルをご査収ください、と言いたい場合は、『Please find the attached xx file.』とかがいいでしょう。
 

メール文末

『よろしくお願い致します』に該当する英語表現はありませんので、次のような表現がいいです。
『Please feel free to ask me if you have any question.』『I look forward to hearing from you.』『Thank you very much.』
 

署名

ビジネスメールでは、名前の前によく、『Best regards,』とか『Thanks,』とか書きます。
その後に名前とか会社名とか書けばいいです。
 
 

合ってるかなと不安な表現はGoogle先生に確認

この表現で間違いないかな、この単語で合っているかな、と疑問がある場合には、Googleでその表現を検索してみましょう。
同じ表現の文例がたくさん出てくれば、英文としてはおかしくないはず。
逆にまったく検索結果で出てこない場合には、何かおかしい可能性が高いです。
 
 

わかりにくい点は遠慮せず確認する

相手のメールへの返信の場合、相手のメール内容が100%理解できるとは限りません。
こちらの英語力の問題だけでなく、相手の表現が不十分だったり曖昧だったりする場合もあります。
そんなときは返信の際に、『Do you mean ~』や『Does that mean ~』で相手の意図を確認しましょう。
 
 

レスポンスははやく。遅くとも24時間以内に

レスポンスは可能な限り早くしましょう。
グローバルでは、どんなに遅くても24時間以内に返信するというのが暗黙のルールだと思います。
せっかちな人は、メールの返信がないと電話をかけてきます。英語力に自信のない人はそっちのほうがよっぼどヤバイですね。
 
 

最後に

英文メールは、そこまで難しくありません。
使う表現はほとんどが中学英語のレベルで済みます。
また、即レスするわけではなく、調べながら対応する時間もあります。
必要以上にビビらずに、まず書き出してみましょう。
 
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